Sandefjord kommune har plikt til å danne arkiv jfr arkivloven §6: «Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid».
Arkivloven definerer arkiv som «dokumenter som blir til som ledd i ei virksomhet». I tråd med innarbeidet bruk av arkivbegrepet skal dette forstås slik at det gjelder de dokumenter som mottas eller produseres som ledd i den virksomhet organet utøver, og som samles som resultat av denne virksomheten. Arkivbegrepet i loven er ikke knyttet til noen bestemt kategori dokumenter, og dokumentbegrepet i arkivloven er medieuavhengig og omfatter alle typer informasjon (Fonnes, Ivar, Arkivhåndboken, s. 62-63).
Dokumentasjon som ikke har dokumentasjonsverdi for virksomheten skal holdes utenfor arkivet. Lovverket omtaler dette som arkivavgrensning.
Journalføringsplikten er ikke det samme som arkivplikten. Journalføringsplikten gjelder for alle inngående og utgående dokumenter som etter offentlighetsloven § 4 må regnes som saksdokumenter for organet, dersom de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Organinterne dokument journalføres så langt organet finner det tjenlig, men noen unntak skal alltid journalføres i henhold til lovverket. Ved elektronisk journalføring og arkivering av journalføringspliktig dokument skal offentlige organ benytte system som følger krav fastsatt av Riksarkivaren i Norsk arkivstandard (Noark).
Det følger av dette at arkivplikten er mer omfattende da den gjelder all informasjon som har dokumentasjonsverdi. Det er også verdt å bemerke at det ikke spiller noen rolle hvor lenge informasjonen har dokumentasjonsverdi for at det skal komme inn under arkivbegrepet i loven.
Hva er arkivverdige dokumenter?
Arkivverdige dokumenter omfatter alle dokumenter som inneholder opplysninger eller vurderinger som har betydning for behandlingen av en sak, har forskningsmessig verdi eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon. Dette omfatter alle dokumenter som mottas eller produseres som ledd i den virksomheten Sandefjord kommune utøver, og som er nødvendige for å forstå og dokumentere Sandefjord kommunes virksomhet i nåtid og ettertid. Arkiveringsplikt inntrer uavhengig av om dokumentene kalles brev, notat, rundskriv, rettskilder eller noe annet og uavhengig av hvilket medium eller kommunikasjonskanal de skapes i. Det kan være som nyhetsmeldinger, rutiner, skjema, informasjonsskriv mm på nettsider, intranett, nasjonale databaser/registre, apper, dokumenter skapt i ulike samhandlingsløsninger og/eller prosjekthotell, lydopptak, podcasts, video og andre visuelle elementer, sosiale medier, innbyggervarsling (sms), rapporteringstjenester, søknadsportaler, epost, direktemeldinger, sms med mer.
Når må du arkivere?
Trenger du arkivere dokumentene dine? Hvis du kan svare ja på et eller flere av disse spørsmålene, skal du arkivere:
• Fører dette dokumentet eller disse opplysningene til en ny saksbehandling?
• Er dette dokumentet eller disse opplysningene en del av en eksisterende saksbehandling?
• Er dette dokumentet eller disse opplysningene nødvendige for å forstå behandlingen av en sak?
• Har dette dokumentet eller disse opplysningene verdi som dokumentasjon for kommunen?
Sjekkliste for arkivpliktige dokumenter:
• Dokumenter er ikke bare inngående og utgående brev og korrespondanse, men også epost, viktige møteinnkallinger og innlegg i Teams chat/prosjekthotell med betydning for sak eller prosjekter.
• Arkivverdige dokumenter er videre møtereferater fra alle seksjoner, uavhengig om de er skapt i eposter, referater på fellesområder eller i notatblokker i Teams/Microsoft 365.
• Dokumenter er også rapportutkast fra eksterne samarbeidspartnere, kommunens tilsvar på rapportutkast og endelige rapporter.
• Er dokumentet sendt oss for at vi skal fatte vedtak eller beslutning i en sak?
• Krever dokumentet et svar, men som ikke nødvendigvis fører til langvarig saksbehandling?
• Er dokumentet viktig for å forstå saken eller beslutningsgrunnlaget?
• Inneholder dokumentet opplysninger som dokumenterer handlinger eller hendelser utført av kommunen?
• Er det et saksfremlegg til styrings- og beslutningsinstanser?
• Inngår dokumentet i kommunens prosesser, det vil si støtte- og styringsprosesser?
• Inneholder dokumentet rettslig eller viktige saksopplysninger?
• Inneholder dokumentet informasjon som kan gjenbrukes i andre saker?
• Er dokumentet av stor betydning for forskning eller har historisk verdi?
• Forespørsler per brev, epost eller telefon til samhandlere og andre offentlige virksomheter om sakkyndige uttalelser, utredninger, befaring med mer– Journalpliktig!
• Dokumenter som skapes i samhandlingsverktøy, gjennom epostkorrespondanse eller i andre digitale verktøy skal journalføres i administrativt sak/arkiv-system eller fagsystem fortløpende.
Hva skal ikke journalføres i administrativt arkiv (Websak)?
• Private epostmeldinger
• Epost som har generell informasjonsverdi, for eksempel nyhetsbrev fra offentlige myndigheter og samhandlere, avdelingsinformasjon og personalinfo.
• Møteinnkallelser og invitasjoner – men mulige unntak kan være om det har betydning for en sak
• Reklame, aviser, andres tidsskrifter og brosjyrer
• Påmelding til kurs
• Reiseregninger, fakturaer, ordrebekreftelser som registreres i andre fagsystemer
• Andres rundskriv og publikasjoner, dersom de ikke er vedlegg til brev eller høringssvar som har betydning for saksfremlegget og har betydning for saksbehandlingen.
• Generelle forespørsler om informasjon.
• Interne meldinger som ikke har dokumentasjonsverdi.
