Ord eller begrep

Forklaring

Arkiv

Dokumenter som   blir til som ledd i en virksomhet, dvs dokumenter som mottas eller produseres   som ledd i virksomheten hos en arkivskaper og som samles som resultat av   denne virksomheten.

Arkivbegrensning

Å holde utenfor   eller fjerne fra arkivet dokumenter som verken er gjenstand for   saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon (ikke arkivverdige   dokumenter).

Arkivdel

En vilkårlig   definert del av et arkiv, hvor alt materiale er ordnet etter ett og samme   klassifikasjonssystem som primær klasse. Vil ofte være definert identisk med   det som kalles en arkivserie, men behøver ikke være det.

Arkivdepot

Institusjon   eller annen organisatorisk enhet hvor bevaringsverdig arkivmateriale   oppbevares permanent. Arkivdepotet avlaster arkivskaperen for lagring av   eldre arkivmateriale og legger forholdene til rette for betjening av brukere   som er interessert i materialet.

Arkivplan

Samlet oversikt   over arkiv og arkivfunksjoner i et organ. Ifølge arkivforskriften § 4 skal arkivplanen vise hva arkivet   omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen viser også hvilke   instrukser, regler og planer som gjelder for arkivarbeidet.

Avskrivning

Registrering av   opplysninger i journalen om når og hvordan behandlingen av et inngående   dokument er blitt avsluttet.

Depotordning

I   kommunal sektor: en ordning med arkivdepot(er) for den enkelte kommune og   fylkeskommune, jf. arkivforskriften § 18. Se også Interkommunal depotordning.

Dokument

En logisk   avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing,   lytting, framføring, overføring eller lignende.

Journalføring

Systematisk og   fortløpende registrering av opplysninger i en journal. Etter arkivforskriften § 9   skal man registrere alle   inngående og utgående saksdokumenter som er gjenstand for saksbehandling og   har verdi som dokumentasjon. Organinterne dokumenter registreres i den grad   man finner det hensiktsmessig.

Kassasjon

Det å kassere,   dvs. at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt   verdi som dokumentasjon, blir tatt ut av arkivet og tilintetgjort.

Kassasjonsliste

Oversikt over   hvilket materiale som skal kasseres eller som er kassert.

Meroffentlighet

Prinsipp som   sier at et forvaltningsorgan skal vurdere om et dokument kan gjøres kjent,   helt eller delvis, selv om det etter offentlighetslovens bestemmelser er   adgang til å unnta det fra offentlighet. Jf. offentlighetsloven § 11.

Offentlighet

Det at et   dokument er tilgjengelig for allmennheten, dvs. åpent for innsyn, etter   hovedregelen i offentlighetsloven, jf. § 2. Når et dokument unntas fra denne   hovedregelen, benyttes begrepet «unntatt fra offentlighet».

Offentlighetsprinsippet

Prinsippet om at   allmennheten skal ha rett til innsyn i beslutningsprosessene hos den offentlige   forvaltning. Offentlighetsprinsippet omfatter dokumentoffentlighet og   møteoffentlighet. Se stortingsmelding nr. 32 (1997–98).

Personvern

Å sikre at   personopplysninger behandles på en slik måte at de ikke skader personens   interesser.

Restanse

Mottatt dokument   som ikke er avskrevet og som krever behandling.

Saksbehandling

Vurdering av   informasjon knyttet til en intern eller ekstern problemstilling og   utarbeidelse av det nødvendige grunnlag for en beslutning eller et vedtak.