Denne bevarings- og kassasjonsplanen er en systematisk oversikt med vurderinger om hvor lenge kommunens arkivmateriale skal bevares, samt kassasjonsfrister for arkivmateriale som kan kasseres. Planen skal være et verktøy og en veiledning for arkivarer og enheter i arbeidet med arkiv og bevaring.
Materiale som kan kasseres i medhold av denne bevarings- og kassasjonsplanen, skal alltid avklares og godkjennes av arkivleder før kassasjon (destruksjon) iverksettes. Dette gjelder også for alt materiale som ikke er konkret beskrevet i bevarings- og kassasjonsplanen.
Planen bygger på de generelle bevarings- og kassasjonsbestemmelsene for fylkeskommunale og kommunale arkiv etter 1950 i riksarkivarens forskrift. Disse bestemmelsene tar utgangspunkt i kommunens og fylkeskommunens funksjoner og omfatter alt arkivmateriale som skapes som ledd i utførelsen av kommunale og fylkeskommunale oppgaver.
Forskriften gjelder ikke for andre enn de funksjonene og oppgavene som er konkret beskrevet. For funksjoner og oppgaver som kommer til som nye, eller som av andre grunner ikke er beskrevet i disse bestemmelsene, skal alt arkivmateriale bevares. Kassasjon kan ikke skje før det er innhentet tillatelse fra Riksarkivaren.
Formålet med bevaring av offentlige arkiv er å sørge for at arkiv som har stor kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, blir bevart og gjort tilgjengelig for ettertiden. Bevaringsverdige arkiv skal deponeres til arkivdepot når de ikke lenger er i aktiv bruk.
Bestemmelsene i Riksarkivarens forskrift er minimumskrav. Kommunen bestemmer selv om den vil bevare ytterligere dokumentasjon fra flere sakstyper. Dette omtales som merbevaring i lovverket. Alt materiale som kan kasseres i henhold til regelverket skal vurderes opp mot følgende bevaringskriterier for vurdere om materialet likevel skal bevares. Bevaringskriteriene er besluttet av Riksarkivet.
• F1: Å dokumentere de offentlige organ sine funksjoner i samfunnet, deres utøvelse av myndighet, deres rolle i forhold til det øvrige samfunn og deres rolle i samfunnsutviklingen.
• F2: Å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som gjør rede for samfunnsutviklingen.
• F3: Å dokumentere personer og bedrifter sine retter og plikter i forhold til det offentlige, og i forhold til hverandre.
• F4: Å dokumentere de arkivskapende organene sine retter og plikter i forhold til andre instanser.
Kassasjon, det vil si destruksjon av arkiv, er ikke tillatt uten hjemmel i lov eller etter særskilt samtykke fra Riksarkivaren. Riksarkivarens forskrift gir kommunen tillatelse til å bestemme at materiale som ikke skal langtidsbevares i henhold til de generelle bestemmelsene i forskriften, kan kasseres. Bevarings- og kassasjonsplanen gjelder alle papirarkiv og elektronisk arkiv skapt i perioden etter 1950 i Sandefjord kommune.
Det er arkivleder som vurderer hvorvidt eventuell kassasjon er i tråd med regelverket. Vurderingene gjøres i samarbeid med enkelte fagenhet og IKA Kongsberg. Hvis datatilsynet krever sletting personopplysninger skal Arkivverket høres før sletting iverksettes. Det betyr at ararkivleder skal være involvert ved slike spørsmål
BK-planen er en del av en arkivplan, som er et levende dokument. Funksjoner/oppgaver er i stadig endring og utvikling, og det vil være behov for å oppdatere BK-planen jevnlig.
Utarbeidelse av BK-planen er gjort i samarbeid med IKA Kongsberg, Horten, Tønsberg, Bø, Sande og Holmestrand kommuner.
