Tjenestebeskrivelse – IKA Kongsberg
IKA Kongsbergs tilbud til eierne skal tilfredsstille alle kravene stilt i gjeldende lovverk og samtidig de intensjoner som lovverket er basert på. Selskapets formål er å være eiernes arkivfaglige kompetanseinstitusjon og depot. Økonomien i eiertilskuddet er knyttet til følgende tjenester:
1. Depotordning for eldre og avsluttede papirarkiv.
a. Papirarkiv – administrative arkiv
b. Papirarkiv – rettighetsdokumentasjon
c. Fotoarkiv
d. Lydarkiv
e. Filmarkiv
2. Depotordning for elektronisk arkiv
a. Rådgivning, uttrekksbistand, kvalitetssikring, lagring, vedlikehold og tilgjengeliggjøring av alle elektroniske databaser som inneholder arkivverdige opplysninger
b. Tilgang til kompetanse og ekspertise i KDRS (Kommunearkivinstitusjonenes Digital RessursSenter)
c. Sikringsmagasin i KDRS, som også sikrer arkivene hos Arkivverket og Nasjonalbiblioteket
3. Forvalting av deponerte arkiver
a. Grovordning, registrering og katalogisering igangsettes så fort som mulig etter deponering (gjøre arkivene tilgjengelige for allment bruk)
b. Kontinuerlig finordning av arkivene, og digitalisering av utvalgte arkivdeler
c. Betjening av rettighetsdokumentasjon
i. Listeføring/registrering/kontroll
ii. Innsynsbegjæringer knyttet til erstatningssaker
iii. Innhenting av opplysninger
d. Tilbakelån av arkivsaker til eierkommunen
e. Saksbehandling
f. Lesesal og betjening
g. Tilgang til kataloger og digitale arkiver
h. Formidling og utstillinger
i. Skoleprosjekter knyttet til opplæringsloven
i. Bruk av kilder skal være en del av undervisningen i grunnskolen. I samarbeid med andre aktører utvikles undervisningsmateriell som tilbys til kostpris
4. Rådgiving
a. Arkivdanning, arkivplanarbeid, arkivplan.no (inklusive programvare, opplæring og utvikling), innføring av elektroniske systemer, ulike kurs innen arkivfag og lovverk
b. Organisering, sikring og bevaring av personsensitive arkiver (rettighetsdokumentasjon)
c. Organisering av arkiver for deponering til arkivdepot
5. Utarbeidelse av felles retningslinjer, maler og standarder. Opplæring og tilpasning til hver enkelt eier etter behov
6. Felles utredninger og høringer for eierne
7. Prosjektbistand
8. Nettverksbygging
9. Talerør mot sentrale aktører i saker vedrørende kommunale arkivfaglige spørsmål
10. Oppfølging av og ekspertise på relevant lovverk
11. Foredrag, kurs- og seminartilbud
a. Interne spesielt tilpassede foredrag og kurs for eierne etter behov
b. Årlige samlinger for arkivledere
c. Kurs for arkivmedarbeidere
d. Årlig kontaktseminar
e. Sentrale seminar etter behov og ønske fra eierne
12. Tilgang til spesialkompetanse i et nasjonalt fagmiljø
