I Arkivforskriften § 2-2 heter det: "Eit offentleg organ skal til kvar tid ha ein ajourført samleplan, ein arkivplan, som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplan skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar m.v. som gjeld for arkivarbeidet."

Arkivplanen gir bindende retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Buskerud fylkeskommune.

Arkivlova med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene. Arkivplanen skal sikre at Buskerud fylkeskommune ivaretar sitt arkivansvar etter arkivlovas § 6: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid."

Formål

Formålet med arkivplanen er kvalitetssikring av arkiv- og dokumentforvaltningen i fylkeskommunen. Det skal sikre innbyggernes krav til offentlighet samt innsyn i forvaltningens saksbehandling.

I tillegg sikres dokumentasjon av juridiske forhold, saksbehandlingsmessige hensyn og kulturhistoriske interesser både for innbyggerne og for fylkeskommunen som rettslig organ og virksomhet.

I arkivplanen tilgjengeliggjøres informasjon om rutiner, regler og ordningssystemer i arkivforvaltningen, både som kunnskapsbase for saksbehandlerne og som informasjon til innbyggerne.

Arkivplanen skal oppdateres fortløpende og minst en gang pr. år. Arbeidet koordineres av arkivleder. Oppdatert arkivplan journalføres.