Oppbevaring av papirpost

Post som mottas i papirform og skannes før journalføring tas vare på i 3 måneder før den makuleres (sensitiv post blir lagt til sikkerhetsmakulering). Hensikten er at man skal ha mulighet til å rette opp dersom det oppdages feil, f.eks at det mangler en side. 

Postlister

All journalføring kvalitetssikres ved at postlistene blir kontrollert påfølgende arbeidsdag. Virksomhetene og Tannhelse kontrollerer egen journalføring.  

Restansekontroll

Rutinemessig varsel til saksbehandlere hvert kvartal om at det finnes innkomne, journalførte dokumenter som ikke er avskrevet. 

Utlånskontroll

Det benyttes utlånskort for å markere at det er lånt ut materiale fra bortsettingsarkiv. Lånekortet skal påføres navn på låntaker og dato for utlån. Det føres i tillegg en liste over utlån som oppbevares i dagligarkivet.

Arkivplan

Gjennomgang og oppdatering av arkivplan skal skje minimum en gang pr år.