Utskriftsvennlig versjon

Arkivorganisering

Org.ark

Buskerud fylkeskommune har sentralarkiv for sentraladministrasjonen i fylkeshuset i Drammen. Sentralarkivet er organisert som egen seksjon, dokument- og utvalgsseksjon i kvalitetsavdelingen.

Brukerstøtte: Arkivarene i dokument- og utvalgsseksjonen – tlf 32 80 85 80.

Buskerud fylkeskommune innførte ePhorte som sak-/arkivsystem 1. april 2008. Fra 7. april samme år var det oppstart ved Hønefoss og Ringerike videregående skoler. Disse var pilotskoler. En måned senere, 5.mai, startet Buskerud fylkesbibliotek og Tannhelseforetaket i Buskerud. Tannhelseforetaket er organisert i egen base i ePhorte.

Januar 2009 ble det oppstart for skolene: Numedal, Ål og Gol vgs. I mars samme år var det oppstart ved Lier, Rosthaug og St. Hallvard vgs.I april startet Drammen vgs og Røyken vgs. I august startet Kongsberg inkl Tinius Olsen skole. I september startet Åssiden vgs og Lerberg skole- og kompetansesenter (avd underlagt Drammen vgs). I oktober var det oppstart ved Eiker vgs., Ringerike folkehøgskole og Arbeidsinstituttet i Buskerud herunder avd Drammen, Midtfylke, Kongsberg og Ringerike. PPOT Buskerud startet opp i desember 2010.

Dokument- og utvalgsseksjonen forvalter arkivdanningen for fylkesordfører, fylkesrådmann, kvalitetsavdelingen (ikt, dokument- og utvalg, valg, fylkesadvokater og BFK Eiendom) økonomiavdelingen, innkjøpsseksjonen, kommunikasjonsavdelingen, utviklingsavdelingen herunder stab og team, utdanningsavdelingen (stab, kompetanse og pedagogisk seksjon tidl skoleseksjon, eksamensseksjon og inntaksseksjon, fagopplæringsseksjon), samferdselsavdelingen tidl. spesialstaben som var direkte underlagt fylkesrådmannen

Tannhelseavdelingen er organisert som eget fylkeskommunalt foretak og ivaretar sine arkiver selv.

Tidligere systemer: ajour fra Norsk Data, On-file og Forum Winsak fra Ergo.

Interne ansvarsforhold og rutiner

Ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner

Arkivlederen har hovedansvaret for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner.

Det er leder som til enhver tid har ansvar for at det blir informert/varslet om

  • Tildeling av brukerrettigheter til nye personer i sak/arkivsystemet
  • Personer som ikke lenger skal ha brukerrettigheter i sak/arkivsystemet
  • Endring av en persons brukerrettigheter i sak/arkivsystemet

det kan skje

  • ved nyansettelse
  • ved endring i stilling som medfører endrede rettigheter i sak/arkivsystemet
  • når ansatte slutter

Melding om dette skjer via intranettet via venstre meny – Helpdesk – meld ny sak.

Meldingen skal inneholde:

  • den ansattes fulle navn og fødselsdato
  • stillingstittel og kontortelefonnummer evt. mobiltelefonnummer
  • hvilken avdeling – seksjon – stab vedkommende er tilknyttet
  • nøyaktig dato for endring av brukerrettigheter/oppretting av ny bruker/stopp av brukerrettigheter
  • spesifisering av hvilke tilganger og rettigheter (herunder også hvilke tilgangsgrupper den enkelte skal inn i) den ansatte skal ha/evt. stopp av tilganger

Denne meldingen går først til ikt–seksjonen som oppretter en brukerident og e-postadresse. Meldingen skal være godkjent av leder slik at denne ansvarliggjøres både for brukerrettigheter til sine underordnede og for tidspunkt for tildeling/endring eller stopp av brukerrettigheter. Det skal ikke gjøres endringer i brukerrettighetene uten at det foreligger skriftlig melding fra leder til den aktuelle bruker.

Ajourhold av brukerrettigheter i sak/arkivsystemet er grunnleggende for sikkerheten i systemet, for eksempel for å sikre at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie. Tildeling av brukerrettigheter er derfor et lederansvar.

Laster...