Arkivansvar – historie

Fylkeskommunen og kommunene bygger på formannskapsloven av 1837. I fylkeskommunen ble det opprettet amtsformannskap, senere kalt amtsting, der ordførerne i landkommunene møttes for å behandle saker av felles interesse. I 1919 ble amt forandret til fylke, og vi fikk betegnelse fylkesting.

I 1921 fikk fylkestinget bevilgningsrett og fylkeskommunen fikk egne skatteinntekter.

I 1961, med virkning fra 1.1.62, fikk vi en egen lov om fylkeskommuner. Fra 1964 ble bykommunene med i fylkestinget. Fylkeskommunale oppgaver ble etter hvert utvidet, spesielt innenfor videregående undervisning og sykehusdrift.

I 1974 vedtok Stortinget at det fra 1976 skulle være

*direkte valg av representanter til fylkestinget (tidl. ble de valgt av kommunestyrene).

*direkte fylkesskatt til fylkeskommunen (tidl. utlignet på den enkelte kommune).

*egen fylkeskommunal administrasjon med fylkesrådmann som øverste administrative leder (tidl. var fylkesmannen øverste administrative leder).

Vi fikk dermed en helt ”ny” fylkeskommune og det er disse arkivene fylkeskommunen tar vare på i dag. Eldre arkiver fra fylkesmannens tid er avlevert til Statsarkivet på Kongsberg.

I 1975 flyttet fylkeskommunen inn i nytt fylkeshus i Drammen. Arkivansvaret var fordelt på de ulike avdelinger / kontorer i fylkeshuset. Fylkesmannen hadde ansvaret for det som den gang ble kalt hovedarkivet. Da fylkeskommunen ble organisert som eget forvaltningsorgan fra og med 1.1.1977 overtok fylkesrådmannen ansvar for arkivdanningen til fylkeskommunen. Fylkesrådmannens kontor ble opprettet 1.1.1976, altså året før endelig organisasjonsform ble satt i verk. Kontoret besto av følgende: Fylkesrådmann, administrasjonssjef, økonomisjef, fylkestingssekretær, jurister, ett anvisningskontor, arkivleder (ansvar for hovedarkivet), forværelsesbetjening og en lønns- og personalseksjon.

Lønns- og personalseksjonen sorterte inn under administrasjonssjefen. Seksjonens leder var i tillegg til lønns- og personalsjef, sekretær for fylkeskretsen i Buskerud – NKS - Norske Kommuners Sentralforbund. Sekretariatsfunksjonen for Buskerud fylkeskommunale pensjonskasse ble også ivaretatt av lønns- og personalsjefen i perioden januar 1970 til mars 1986. I 1984 ble det opprettet egen personalavdeling, den ble igjen seksjon i administrasjonsstaben fra 1.1.1999.

Fra 1.1.1999 besto fylkesrådmannens kontor av administrasjonsstab, økonomistab, pasientombud og fylkestingssekretariat.

I administrasjonsstaben lå følgende enheter: Informasjonsseksjonen, it-seksjonen, spesialrådgiver, kommuneadvokat, kvalitetskoordinator, organisasjon og personalseksjonen, seksjon for dokumentasjon og kontorstøtte – fylkestingssekretariat: Fylkestingssekretær/sekretær for fylkesordfører, konsulent. Dette var en journalførende enhet for fylkesrådmannens kontor.

Bygge- og eiendomsseksjonen og HMS–seksjonen var begge egne journalførende enheter.

Økonomiseksjonen besto av regnskapsseksjonen, lønnsseksjonen, innkjøpsseksjonen, budsjettseksjonen og stab, disse inngikk også i den journalførende enheten for fylkesrådmannen. Anvisningskontoret førte egen journal.

Historikk: Pensjonskassa ble opprettet i 1953 og ble fram til 1962 ivaretatt av fylkeskontorsjefens ansatte. Fra mai 1962 og til og med året 1969 var sekretæransvaret plassert hos økonomisekretæren hos fylkesmannen.

I april 1986 ble det opprettet et eget sekretariat for Buskerud fylkeskommunale pensjonskasse. Arkivet for pensjonskassa ble overført til det nye sekretariatet. Senere er pensjonskassa til fylkeskommunen blitt samlokalisert med Drammen kommunale pensjonskasse.

Lønns- og personalsjefen hadde ansvar for personalarkivet. Personalarkivet omfattet personalmapper på alle ansatte i sentraladministrasjonen, samt ansatte ved fylkesmannens kontor, ansatte ved fylkestannlegen og folketannrøkta for hele fylket (alle ansatte ved tannklinikkene), ansatte ved Diagnosestasjonen i Drammen, helsesøstertjenesten for hele Buskerud, alderspsykiatriske sykehjem, andre små helseinstitusjoner, HVPU institusjonene, barne- og ungdomspsykiatriske behandlingsinstitusjoner, og ikke minst det merkantile personalet ved fylkeskommunens skoler. I tillegg til personalmapper på hver enkelt ansatt ble det laget diverse mapper for generelle personalsaker ved sykehusene, fellesvaskeriet for Buskerud og Vestfold, A/L Motorvegfinans, Buskerud Industriselskap senere Buskerud Næringsselskap, Vannanalyselaboratoriet m/driftsassistansen.

Etter hvert som personalansvaret ble delegert ut til virksomhetene så ble også personalmappene overført til de enkelte virksomheter. Når fylkesmannen flyttet inn i Statens Hus, ble personalmappene på de ansatte med på flyttelasset. Det som gjaldt tannhelsetjenesten ble overført til fylkestannlegens kontor i forbindelse med ny tannhelselov i 1984.

Personalmapper på ansatte ved ytre virksomheter/skoler ble overført til virksomhetene på slutten av 80 tallet.

Bedriftshelsetjenesten ble opprettet høsten 1986. Fra 1.9.1998 ble selve bedriftshelsetjenesten nedlagt, mens noen av oppgavene sammen med attføring og arbeidsmiljø ble ny HMS-seksjon i personalavdelingen.

Juridisk enhet ble fra november 2003 organisert direkte under fylkesrådmannen. Tidligere var kommuneadvokaten en del av staben til assisterende fylkesrådmann i adm.staben.

Fylkeskasserers kontor hadde ansvar for det sentrale regnskapskontoret, samt lønns- og regnskapsføring. Det ble laget lønnsmapper på ansatte ved kontoret. Fylkeskassa ble en del av fylkesrådmannens stab i 1992. Da overtok staben ansvaret for lønnsmappene. I 1994 opphørte stillingen som fylkeskasserer. Regnskapsseksjonen og lønnsseksjonen ble en del av plan- og økonomistaben. Fra 2003 ble administrasjonsstaben og plan- og økonomistaben slått sammen til en stab – økonomi- og administrasjonsstaben.

Regnskapsseksjonen ble sammenslått med budsjettseksjonen fra januar 2005.

Lønnsseksjonen ble ved samme dato overført til lønns- og personalseksjonen.

Fylkesrevisjonen var fylkeskommunens eget kontrollorgan med fylkesrevisor som faglig administrativ leder.

Historikk: Ble opprettet i 1946. Ble en del av Buskerud kommunerevisjon IKS i 2003.

Kontrollutvalgssekretariatet for Buskerud ble opprettet i 2005.

Fylkesbyggesjefen – bygge- og eiendomskontoret hadde ansvar for fylkeskommunale eiendommer både bebygde og ubebygde.

Historikk: Buskerud fylke bygningssjef ble opprettet i 1964 og var organisert under fylkesmannen. Embetet endret navn til bygge- og eiendomskontoret i 1968 og ble i 1976 organisert under fylkeskommunen. Fra 1.1.1998 endret kontoret navn til bygge- og eiendomsseksjonen og ble underlagt administrasjonsstaben. Fra november 2003 ble seksjonen overført til utdanningsavdelingen. Fra august 2008 ble bygge- og eiendomsseksjonen underlagt økonomi- og administrasjonsstaben. 1.1.2014 etableres Buskerud fylkeskommune Eiendom FKF, fylkeskommunalt foretak, for å ivareta fylkeskommunale eiendommer. Foretaket ble avviklet 1.1.2016 og underlagt Kvalitetsavdelingen som egen enhet, bygge- og eiendomsenheten.

Fylkesskolestyrets kontor - Historikk: fylkesskolesjef fra 1964. (senere endret kontoret navn til skoleadministrasjonen, fylkesutdanningsadministrasjonen og utdanningsavdelingen). Kontoret hadde ansvar for arkivmateriale som gjaldt skolesektoren også personalmappene på undervisningspersonale ved skolene. Personalansvaret og personalmappene ble overført til hver enkelt virksomhet/skole i 2000.

Det øvrige saksarkivet var oppdelt under de ulike fagområder.

Drammen lærlingenemnd - Historikk: lærekontrakter fra 1975-1981 (siste møte 6.1.1981).

Yrkesopplæringsnemndas sekretariat ble opprettet i januar og første møte i yrkesopplæringsnemnda var 19.1.1981. I 1991 ble det vedtatt sammenslåing med fylkesutdanningsadministrasjonen. I 1992 endret nemnda navn til fagopplæringskontoret. I desember 1995 flyttet nemnda fra Åssiden tilbake til fylkeshuset. Fagopplæringskontoret ble endret til fagopplæringsseksjon i 1997.

Fylkestannlegens kontor

Historikk: opprettet i 1961 som Folketannrøkta, 50 % statlig og 50 % fylkeskommunal. Tannhelsetjenesten ble helt fylkeskommunal fra 1.1.1984 i forbindelse med ny tannhelselov.

Fra januar 2003 ble tjenesten organisert som fylkeskommunalt foretak.

Sykehussjefens kontor hadde ansvar for arkivmaterialet som gjaldt helsesektoren blant annet sykehusene i Buskerud: Drammen – senere Buskerud sentralsykehus, Kongsberg, Ringerike, Lier psykiatriske sykehus (i januar 1986 ble Lier sykehus integrert i Buskerud sentralsykehus) samt Hallingdal sjukestugu. Herunder var også ansvaret for spesialistgodkjenning av legespesialister og psykologer. Andre områder var ulike spesialinstitusjoner som vanførehjem, cerebral parese hjem, psykiatriske sentre, treningsinstitusjoner, alderspsykiatriske sykehjem, barne- og ungdomspsykiatriske institusjoner, HVPU institusjoner fram til 1991. Arkivene omfatter også barnehjem, fosterhjem, tiltakssenter for barn, institusjoner for rusmisbrukere, familievernkontorer og Hjelpemiddelsentral opprettet i 1986 (overført staten 1994). Ansvaret for bilambulansetjenesten ble overført til fylkeskommunen januar 1986.

Historikk: Buskerud fylkes sykehusnemnd, underlagt fylkeslegen hos fylkesmann, ble opprettet i 1962. I 1965 ble det opprettet et sekretariat for sykehusadministrasjonen og en sykehusinspektør ble ansatt. Kontoret ble fylkeskommunalt i 1976. I 1988 fikk avdelingen endret navn til fylkeshelsesjefens kontor. Avdelingen endret igjen navn til helse- og sosialavdelingen i 1998. I forbindelse med sykehusreformen og overføring av spesialisthelsetjenesten til staten januar 2002 ble avdelingen lagt ned i 2003. Det som var tilbake fra tidligere avdeling var ansvaret for barnevern, familievern og rusomsorg. Dette arbeidet ble organisert i en sosialstab. Staben opphørte januar 2004 da ansvaret for barnevern, familievern og rusomsorg ble overført til staten.

Hjelpemiddelsentralen i Buskerud ble overført til staten i januar 1994. Arkivet er oppbevart i fylkeskommunens depotarkiv.

Kulturavdelingen - Historikk: Fylkeskonservatoren har virket fra ca 1958 og idrettskonsulenten fra 1963. I 1976 ble det ansatt en kultursekretær som hadde ansvar for å legge fram saker for hovedutvalget for kultursektoren. I 1980 ble det ansatt fylkeskultursjef og i 1981 ble disse slått sammen til en kulturavdeling, her ble også fylkesbiblioteksjefen innlemmet. Senere endret avdelingen navn til kulturadministrasjonen – deretter til fylkeskulturadministrasjonen, så tilbake til kulturavdeling. Fra januar 1990 ble ansvaret for kulturminnevernet overført fra staten til fylkeskommunen. Samarbeid med Rikskonsertene ble også opprettet samme år.

Fra februar 2003 ble den nye utviklingsavdelingen etablert og kulturavdelingen inngikk da i den nyetablerte avdelingen.

Plan- og utbyggingsavdelingen hadde ansvaret for plansaker, herunder også miljøsaker. Det finnes arkivmateriale tilbake til 1958. Fylkesfriluftnemnda har også vært underlagt utbyggingsavdelingen. Avdelingen byttet navn i 1984 til plan- og næringskontor i forbindelse med at miljøsakene ble overført til fylkesmannen. I april 1997 ble avdelingen slått sammen med samferdselsavdelingen til ny regionalavdeling.

Fra februar 2003 ble den nye utviklingsavdelingen etablert. Samferdsel og næring i en seksjon, plan og kultur i en seksjon + en stab. Fra 2005 ble avdelingen delt i tre seksjoner: Næring og nyskapning, plan og kultur og samferdselsseksjon.

I perioden 2004 – 2007 var det en egen BTV – stab som bisto fylkesrådmannen med saker innen samferdsel til regionrådet BTV – Buskerud – Telemark – Vestfold. Saksarkivet til regionrådet BTV er arkivert i Telemark fylkeskommune.

Samferdselskontoret - Historikk: Ansvaret innen samferdsel ble overført fra staten til fylkeskommunen fra januar 1979. I 1966 ble løyveutvalget og samferdselsnemnda lagt under felles administrasjon.

Samferdselsavdelingen ble lagt ned i 1997 og ble innlemmet som seksjon i ny regionalavdeling, deretter utviklingsavdelingen.

Fra januar 2010 ble det igjen opprettet egen samferdselsavdeling.

Buskerud kraftverker ble opprettet i 1964. I juni 1981 byttet de navn til Buskerud energiverk. Buskerud energiverk var fram til 1991 en fylkeskommunal enhet underlagt fylkeskommunens instrukser og reglementer. Fra januar 1991 ble Buskerud energiverk omdannet til et aksjeselskap under navnet Buskerud Energi AS.

Fylkeskommunen inngikk i 1994 en avtale om oppbevaring av arkivet. Som det fremgår av avtalen så oppbevarer Buskerud Energi AS arkivet i sine lokaler.

Diagnosestasjonen i Drammen – Historikk: Vi har arkiver fra 1.7.1960 fram til 1.1.1987 da Diagnosestasjonens ansatte ble overført til Buskerud sentralsykehus – BSS.

Distriktsveterinærer og distriktsjordmødre fra 1970 tallet fram til ny helselov og nye vilkår for spesialisttjenesten i fylket fra 1.4.1984.

Helsesøstertjenesten i Buskerud – Historikk – personalmapper for ansatte fra 1962/1964 og fram til Lov om helsetjeneste i kommunene ble innført 1.1.1984. Da ble de ansatte overført til kommunene i Buskerud.

Sentralarkiv - I mars 2003 ble det opprettet et dokumentasjonssenter. De fleste journalførende enhetene og arkivene for sentraladministrasjonen ble samlet. Det er noen unntak. Ansvar for kulturminneregistreringen (SEFRAK) - gårds og bruksnummerarkivet er plassert i utviklingsavdelingen.

Løyvearkivene for godstransport- og drosjeløyver var plassert i utviklingsavdelingen, fom 020210 i ny samferdselsavdeling. Arkivansvaret er hos saksbehandler for de ulike løyvetypene. Fra og med 01.01.2015 ble ansvar for godstransport- og turvognløyver overført til Statens vegvesen i Lærdal.

Fra og med 1.1.2017 ble det innført helelektronisk arkiv for hele fylkeskommunen inkludert tannhelseforetaket. Virksomhetene inkludert tannhelse har eget arkivpersonale, men felles database og felles rutiner.